如何利用“四管齐下”策略减少SaaS蔓延

SaaS在过去几年中经历了爆炸式的增长，因为供应商、思想领袖和CIO们都对这种模式所能带来的更高效率、更低成本和更短实现时间表示欢迎。然而，在他们热衷于兑现SaaS承诺的过程中，IT领导者往往失去了对整个企业技术堆栈的完全可视性，从而导致应用程序未得到充分利用甚至根本未得到利用。

据分析公司Gartner称，仅今年一年，企业将在IT软件未使用的功能上超支7.5亿美元。

印度艾哈迈达巴德管理学院(Indian Institute of Management - Ahmedabad)的信息系统和战略教授Pankaj Setia博士表示，由于企业更加关注技术，而非数字业务能力，SaaS和附加组件的大量采用将是不可避免的。

Setia博士指出，“任何IT领导者都必须考虑开发先进的数字能力，使企业变得更好。企业对业绩感兴趣。增强的性能通过这些功能体现出来。因此，CIO需要重新思考他们将如何构建有价值的业务能力，而不仅仅是获得拥有更多功能的技术，这是当今CIO角色面临的核心挑战。”

企业软件供应商经常强调额外功能的边际成本(marginal cost)的急剧减少，以及这些模块对结果的复合影响，以说服采购办公室和采购团队购买捆绑产品的投资回报率，而不是稍后根据需要添加功能。

普华永道印度合伙人Sudhir Kesavan表示，“企业通常试图通过民主化访问、强制或鼓励使用自学模块来确保软件被采用。有时候，他们还会通过仪表板来‘管理’目标员工群体的使用频率。虽然这些步骤确保了目标员工使用软件，但它们并不能确保企业为之付费的完整功能集得到充分利用。”

无论SaaS蔓延的原因是什么，解决这一挑战对于优化成本和提高组织内的整体效率可谓至关重要。以下是避免SaaS蔓延的重要策略。

严格的治理、定期审计和使用分析

IT领导者必须定期进行软件审计，以识别和评估整个企业中所有SaaS应用程序的使用情况。

Hitachi Systems India IT高级副总裁Kamal Goel表示，“收集有关软件采用、使用和用户反馈的数据，以确定哪些工具真正为组织增加了价值，哪些工具未得到充分利用或冗余。这种分析将帮助组织做出明智的决定，以决定保留、降级或终止哪些订阅。”

Goel之前所在的IT部门就对所有SaaS应用程序进行了全面的审计，结果发现多个团队都订阅了同一个项目管理工具，但大多数只使用了它的一小部分功能。他指出，“通过切换到一个更集中、成本效益更高的项目管理工具，并停止使用旧的项目管理工具，组织可以在不影响生产力的情况下节省大量开支。”

通常，团队继续依赖现有的系统和过程，而新系统中的数据和智能的质量会由此受到影响，导致其更高级的特性变得多余。

对此，Kesavan建议称，“治理需要采取坚定的立场，完全依赖新系统提供的信息和情报，即使这会导致糟糕的决策或延误。当团队意识到他们的KPI将受到影响时，这种坚定立场会触发遵从性。”

将功能映射到用户群体并了解真正的ROI

将功能映射到员工群体以及目标员工群体中需求的频率，可以帮助企业更好地进行谈判。

Kesavan称，“基本功能总是被大多数人高频使用，而另一方面，一些功能总是只被高级用户或专业群体在特定的基础上使用。功能和用户群的映射将帮助采购组织和采购部门有效协商合适的数量，同时还能协商合适的许可模式，例如按用户、按计算或浮动许可。”

集中式审批流程和系统退役

根据Jubilant Bhartia group首席数字和信息官R Anand Laxshmivarahan的说法，如果企业清楚自己需要什么业务功能，以及如何使用市场领先的市场标准SaaS应用程序来实现这些功能，那就没问题。当其他业务利益相关者(而非IT部门)自己开始这样做时，问题就出现了。因此，IT必须积极主动地与业务合作，解决业务能力的数字化问题。

Kesavan对此表示赞同，并补充道，“数字运营模式鼓励授权联盟，导致特定用例软件甚至Excel宏的蔓延，从而抑制了新系统的使用，这不仅不可避免地损害了投资回报率，还损害了安全性和单一窗格的好处。为了确保采用新的SaaS软件及其功能以及用户培训等，CIO需要了解其用户群的日常情况，然后制定正式的计划，停止使用非标准软件。”

为了抢占“影子”IT的先机，Goel建议企业技术领导者为采用任何新的SaaS工具实现一个集中的审批流程。IT领导者应该要求团队证明新工具的必要性，展示其价值，并解释它如何补充现有的技术堆栈。这种方法确保每个SaaS订阅都与组织的总体战略保持一致，并防止可能导致SaaS蔓延的冲动采用。

Goel之前所在公司的IT部门引入了正式的SaaS请求表单。任何想要采用新的SaaS工具的团队都必须填写表格，包括关于工具的预期用途、预期收益和估计成本的详细信息。然后，该请求经历了涉及关键涉众、IT和财务的审查过程。该过程大大减少了不必要的订阅，因为团队变得更加注意他们的软件选择。

Laxshmivarahan补充道，CIO们也可以采用旨在提供可见性的技术，例如云访问安全代理(CASB)来阻止这种蔓延。

定期审查供应商和合同

对于企业IT决策者来说，定期审查现有的SaaS供应商和合同以确保它们仍然满足组织的需求，并与企业的目标保持一致也是至关重要的。

Goel表示，“随着业务需求的发展，某些应用程序可能会过时或变得不那么相关。与供应商协商更好的条款，或者考虑以更低成本提供类似功能的替代解决方案。例如，一个组织发现，随着时间的推移，他们的电子邮件营销软件所提供的功能并没有得到充分利用。他们没有继续使用当前的供应商，而是选择了具有更定制功能集的不同平台，从而节省了大量成本。”

现在有一些技术可以为IT领导者提供对企业SaaS环境的完全可见性。然而，技术领导者是否利用这些技术取决于他们的工作范围。传统的IT领导者只定义硬件和软件环境，只关注管理IT环境，很少使用这种技术来减少SaaS蔓延。

Setia指出，“面对SaaS的不断蔓延，聪明的领导者有可能已经找到方法，通过利用未使用的功能，为企业创造有价值的机会，使自己脱颖而出。也就是说，CIO应该以独特的方式思考发展数字业务能力的方法，员工也可以被鼓励思考创造性的方法以发现有价值的东西。”